Veränderungen müssen nicht immer mit monatelangem Aufwand, hohen Kosten und Spezialisten verbunden sein. Viele Möglichkeiten der Digitalisierung und künstlichen Intelligenz (KI) gibt es schon lange. Generative KI macht heute vieles zugänglicher und erleichtert die Umsetzung. Zusammen mit Kaizen können daraus kleine Verbesserungen entstehen, die im Arbeitsalltag unmittelbar entlasten.

Praxisbeispiel: Preisvergleiche im Einkauf vereinfachen

Ein Kunde von Matthias Probst arbeitet als Einkäufer bei einem Zulieferanten für den Maschinenbau. Tägliche Preisvergleiche gehören zu seinen Aufgaben. Dafür musste er verschiedene Webshops öffnen, Artikel suchen sowie Preise und verfügbare Mengen zusammentragen. Diese wiederkehrenden Schritte verursachten viel unnötigen Aufwand.

Mit Unterstützung generativer KI baute er sich eine kleine Applikation. Sie vergleicht Preise und verfügbare Mengen über direkte Schnittstellen (APIs) zu den Webshops der Lieferanten.

Die Anbindung an das ERP und weitere Schritte liess er bewusst offen. Die ERP-Anbindung könnte als nächster Schritt folgen, war aber keine Voraussetzung für die erste Verbesserung.

Die Umsetzung dauerte wenige Stunden. Seither spart der Einkäufer täglich mindestens eine halbe Stunde. Die Entlastung begann sofort.

Kaizen: Ausprobieren, Wirkung prüfen und weiter verbessern

Kaizen bedeutet «Veränderung zum Guten». Gemeinsam mit den Menschen, die die Arbeit täglich machen, werden bestehende Abläufe hinterfragt und bessere Wege gesucht. Daraus können kleine oder grosse Veränderungen entstehen.

Der Anfang muss jedoch nicht auf ein grosses Projekt warten. Das Vorgehen lässt sich in den Arbeitsalltag integrieren:

  • Eine Verbesserung ausprobieren.
  • Ihre Wirkung prüfen.
  • Was funktioniert, in die tägliche Arbeit übernehmen.
  • Den verbesserten Ablauf weiter hinterfragen.
  • Prüfen, ob andere davon profitieren können und was sich für die nächste Verbesserung lernen lässt.

Der Gedanke dahinter: Heute wird Zeit investiert, um danach immer wieder davon zu profitieren. Entscheidend ist, wie der gewonnene Freiraum für die Zusammenarbeit und für die Kunden genutzt wird.

Welche Voraussetzungen Mitarbeitende brauchen

Die Verbesserung im Einkauf entstand nicht von selbst. Dafür waren Fähigkeiten und ein unterstützender Rahmen nötig:

  • Digitale Kompetenz und KI-Kompetenz: Der Einkäufer hatte diese zusätzlichen Fähigkeiten bewusst erworben und ging fachlich sinnvoll vor.
  • Ein Blick für Verbesserungspotenziale: Welche Schritte sind nötig? Wo entstehen unnötige Sucharbeiten, Übertragungen oder Wartezeiten?
  • Betriebliche Voraussetzungen: Es braucht Zeit, passende Werkzeuge und Infrastruktur sowie klare Vorgaben zu Compliance und Governance. Das Unternehmen schafft die Voraussetzungen und setzt den Rahmen.

Mitarbeitende wissen oft sehr genau, wo sie täglich Zeit verlieren. Kaizen und KI zusammenzubringen bedeutet deshalb, ihnen die Fähigkeiten, die Zeit und die Möglichkeiten zu geben, diese Abläufe zu verbessern – ohne auf das nächste grosse Projekt zu warten.